Asana даёт руководству возможность видеть дорожную карту и результаты работы нашей организации в одном месте.

Саверио Ферме, старший вице-президент по глобальным сервисным операциям

Как Asana помогает Coupa работать эффективнее

Демонстрация возможностей PMO и Asana для организации

Сегодня предстоящие и текущие инициативы Value Services отслеживаются в Asana, что помогает клиентам достигать своих бизнес-целей — от внедрения Coupa до освоения и дальнейшей работы. Проекты включают внедрение новых инструментов, таких как CMS, система управления обучением и платформа общения с клиентами для менеджеров по работе с клиентами.           

Теперь команды Value Services могут запрашивать поддержку в управлении проектами и программами у PMO через комплексную систему в Asana, которая сопровождает проекты от заявки до дорожной карты и сдачи.

Стандартизированные запросы для более эффективного определения приоритетов

Оптимизированное поступление работы помогает командам работать быстрее

До Asana в Value Services не было стандартизированного процесса отслеживания инициатив и управления ими. Организации требовался формальный процесс приёма заявок, который помог бы упорядочивать запросы и определять их приоритет согласованным и объективным образом.

Теперь, чтобы PMO рассмотрел запрос на поддержку, команда Value Services должна отправить свою инициативу через форму Asana, которая проводит проект через систему оценки приоритетов. Эта система позволила быстрее и объективнее принимать решения о распределении ресурсов. Форма Asana также помогает команде PMO заранее собрать важную информацию о проекте, чтобы быстрее начать работу. 

Беспроблемное определение приоритетов проекта

• Команда собирает всю информацию, необходимую для начала работы над заявками, с помощью формы Asana для сбора заявок, в которой требуется указать такие детали, как бизнес-сценарий использования, спонсоры из числа высшего руководства, задействованные команды, сроки и необходимость технической поддержки. 

• Форма также требует, чтобы отправители привязали инициативу хотя бы к одной из трёх целей организации, обеспечивая соответствие новой работы приоритетам бизнеса.

• Команда PMO использует ответы из форм для создания общего номера приоритета, который помогает ранжировать инициативу по сравнению с другими.

• После отправки формы создаётся соответствующая задача, которая попадает на доску «Приём проектов» в Asana, где команда PMO рассматривает запрос и его приоритет.

Мы существенно изменили способ обработки запросов для PMO. Мы добавили оценку приоритета в нашу форму для подачи заявок в Asana. Мы устранили субъективность из процесса расстановки приоритетов и включили работу, оказывающую наибольшее влияние, в нашу организационную дорожную карту.

Майя Халиди, менеджер, проектный офис

Улучшенное согласование и выполнение дорожной карты

Повышенная прозрачность помогает руководителям планировать предстоящую работу

В дорожной карте Value Services фиксируется и отслеживается вся предстоящая и текущая работа, что даёт руководству представление о том, что ждёт организацию. На этом этапе, предшествующем запуску, команда может согласовать действия всех заинтересованных сторон, собрать требования к проекту и согласовать важные этапы.

Эффективное составление дорожных карт проектов

Руководители могут видеть каждую предстоящую инициативу, представленную задачей в проекте «Дорожная карта Value Services».

• С помощью нестандартных полей можно легко сортировать, фильтровать и составлять отчёты о работе. Эти поля автоматически заполняются исходной формой и включают уровень приоритета, статус подтверждения, квартал выполнения и стратегическую цель, с которой связана задача.

• Для инициатив, требующих поддержки со стороны команды PMO технических служб, подзадача Asana автоматически назначается команде технических служб на согласование, что обеспечивает межфункциональное согласование приоритетов дорожной карты и прозрачность в обеих организациях PMO.

• Когда начинается работа, PMO автоматически преобразует задачу Asana в проект Asana. Это обеспечивает непрерывность, сохраняя историческую информацию из первоначальной отправки формы.

Самое большое изменение, связанное с использованием Asana, состоит в том, что больше мы не работаем изолированно и у нас гораздо больше прозрачности. Теперь мы не спрашиваем: «Что лучше для моей команды?» — мы спрашиваем: "Что лучше для компании?"»

Ронда Кьюсак, старший менеджер проекта, PMO

Оптимизированное планирование проектов и отслеживание прогресса в реальном времени

Отчётность в реальном времени позволяет выполнять работу по плану

PMO компании Coupa требовался эффективный способ отчитываться о статусе проекта между командами, обеспечивать ясность в отношении того, кто что делает и к какому сроку, и не упускать ничего важного.

Динамичное отслеживание проектов и хода работ

• Новые проекты автоматически добавляются в портфель команды PMO «In-flight» в Asana, где все активные проекты отображаются с одного взгляда. Легко увидеть даты сдачи, статус, какие команды Value Services задействованы и многое другое.

• Команды могут взаимодействовать и отслеживать работу в проекте Asana, а подробные обновления статуса каждого проекта публикуются раз в две недели.

• Команда PMO создала единый шаблон для этих обновлений, включающий цель, то, что было достигнуто за последние две недели, препятствия, требующие внимания, и дальнейшие шаги.

• Для согласованной отчётности по ключевым показателям эффективности организации команда создала панель задач, которая отслеживает работу в портфеле текущих проектов, например количество активных проектов по командам, количество проектов по категориям статусов и процент проектов, выполненных в срок.

• Завершенные проекты перемещаются в портфель «завершенные проекты» в Asana.

Использование Asana для приёма и приоритизации проектов, создания организационной дорожной карты и отслеживания текущих проектов изменило всё. Мы можем быстро вести проекты от заявки до сдачи и масштабироваться в темпе, соответствующем нашему бизнесу.

Майя Халиди, менеджер, проектный офис

По оценкам, с момента создания PMO с использованием Asana в качестве инфраструктуры организация Value Services компании Coupa увеличила общую экономию времени на 658% с 2020 по 2023 год. PMO помогает своим командам масштабироваться и предоставляет руководителям информацию об инициативах в рамках всей организации с помощью приоритетной дорожной карты и стандартизированных отчётов о проделанной работе. Перенос процессов в Asana упростил взаимодействие между PMO и командами, с которыми они работают, что позволило сэкономить примерно 135 рабочих дней в год, которые раньше тратились на работу, а теперь используются для достижения большего эффекта. 

PMO продолжит демонстрировать ценность Asana и управления проектами командам в Coupa, помогая им добиваться большего эффекта, поскольку компания стремится к тому, чтобы каждый потраченный бизнес-доллар был более эффективным, справедливым и экологичным.